Acil Eylem Planı

BÖLÜM : TÜM BİRİMLER

YÖNETİM KURULU

KARAR TARİHİ VE NO : 31.03.2015 – 2015 / 20

  1. AMAÇ

İşbu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın amacı, Şirket’in acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini belirlemektir.

İşbu Plan’ın hedefi, Şirket’in iş süreçlerinde acil ve beklenmedik olumsuz olaylar söz konusu olduğunda ;

  1. İş akışlarında karmaşıklığa / kesintiye sebebiyet vermeyerek, Şirket hizmetlerinin ve müşteri işlemlerinin aksamamasını sağlamak,
  2. Müşterilere ve üçüncü kişilere karşı olan sorumluluklar ile mevzuattan kaynaklanan yükümlülükleri zamanında yerine getirmek,
  3. Finansal kayıpları en aza indirmek,
  4. Arşiv ve kayıt düzenini korumak,
  5. Felaket anında personel ve müşterilerin can kayıplarını önlemek, önlenemez ise asgariye indirmek,
  6. Şirket varlıklarını en iyi şekilde korumaya almaktır.

  1. TANIMLAR ve KISALTMALAR

İşbu Yönetmelik’te geçen;

Acil ve Beklenmedik Durum : Deprem, yangın, su baskını gibi afetler ile seferberlik hali, savaş, halk hareketi ve terör faaliyeti gibi Şirket faaliyetlerinin sürekliliğini ve çalışanların can ve mal güvenliğini tehlikeye düşürme ihtimali olan ve Şirket yetkilileri tarafından ilan edilecek durumları,

Acil ve Beklenmedik Durum Sorumlusu (ABDS): İşbu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın uygulanmasından sorumlu olan ve acil durum ve kritik süreç ekiplerini yöneten kişiyi,

Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi: ABDS’ye koordinasyon ve karar alma sürecinde destek veren ABDS’nin başkanlık yaptığı komiteyi,

Şirket : Vakıf Portföy Yönetimi A.Ş.’yi

Yönetim Kurulu : Vakıf Portföy Yönetimi A.Ş.Yönetim Kurulu’nu

ifade eder.

  1. KAPSAM

İşbu Plan, Şirket’teki acil durum organizasyon yapısını, bu yapı içinde görev, yetki ve sorumlulukların dağılımını, Şirket’in ana faaliyetlerini oluşturan işlemleri, bu işlemlerde karşılaşabileceği acil ve beklenmedik durumları, bu durumlarla karşılaşmamak veya etkilerini en aza indirmek için alınması gereken önlemleri içermektedir.

  1. GÖREV VE YETKİLER

4.1. Acil Durum Komitesi

Acil Durum Komitesi, acil ve beklenmedik bir durumun ortaya çıkması halinde organize bir şekilde önlem alınması ve iş devamlılığının sağlanması için, Yönetim Kurulu’nca onaylanacak acil ve beklenmedik durum planı hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlamak, işbu Plan’ın harekete geçirilmesi ve sonlandırılmasındaki tüm evreleri izlemek, gerektiğinde acil durumlar için yetki devrinin yapılmasını ve denetlenmesini sağlamak üzere oluşturulan bir komitedir.

Acil Durum Komitesi, Genel Müdür’ün başkanlığında aşağıdaki yetkililerden oluşur:

  1. Genel Müdür
  2. Yatırım Fonları Birimi Müdürü
  3. Emeklilik Yatırım Fonları Birimi Müdürü
  4. Alternatif Yatırım Fonları Birimi Müdürü
  5. Bireysel Portföy Yönetim Birimi Müdürü
  6. Araştırma Birimi Müdürü
  7. Mali, İdari İşler ve Operasyon Birimi Müdürü

Ayrıca, Komitece yapılacak çalışmalar bakımından yararlı olacağı düşünülen personel de toplantılara davet edilir. Acil Durum Komitesi, acil durum planı ile ilgili temel görev ve sorumluluklarını yerine getirmek için gerekli sıklıkta toplanır.

Acil Durum Komitesinin Görev ve Sorumlulukları;

  1. Acil ve beklenmedik bir durumun ortaya çıkması halinde organize bir şekilde önlem alınması ve iş devamlılığının sağlanması için, Yönetim Kurulu’nca onaylanacak “Acil Durum Planı”nın hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlamak,
  2. İşbu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın harekete geçirilmesi ve sonlandırılmasındaki tüm evreleri izlemek, yönetmek, planın yürütülmesini ve gerektiğinde acil durumlar için gerekli yetki devrinin yapılmasını ve denetlenmesini sağlamak,
  3. Geçmişteki deneyimlerden ve gelecek ile ilgili tahmin ve öngörülerden yola çıkarak olası acil durumları değerlendirmek ve bunlarla ilgili genel önlemleri oluşturmak,
  4. Şirket’in faaliyetlerini sürdürebilmesi için hayati öneme sahip olan kritik işlemlerin ve destek altyapısının belirlenmesine yönelik değerlendirmeler yapmak, kritik/öncelikli olarak belirlenen süreç ve faaliyetlerin acil durumlarda devamlılığının sağlanması ve normal operasyonlara dönüş üzerine planlamalar yapmak,
  5. İşbu Plan’ın uygun, güncel ve uygulanabilir olmasını sağlamak için, yapılacak eğitim, test ve tatbikat çalışmalarını değerlendirmek suretiyle planı yılda en az bir defa gözden geçirmek ve gerekli görülmesi halinde değişikliklerin yapılmasını sağlamak,
  6. Herhangi bir acil durumun meydana gelmesi halinde, tüm yönetici ve personel ile acil durum ekiplerinin bilgilendirilmesini, Şirket merkezinde veya uygun görülecek bir mekanda buluşulmasını sağlamak,
  7. Acil durumlara ilişkin bildirim, ulaşım ve haberleşme süreçlerinin yürütülmesi ile ilgili planlamaları yapmak,
  8. Acil durumlarda Şirket’in faaliyetlerinin devamlılığını sağlamaya yönelik yedekleme politika ve prosedürlerinin oluşturulacak acil durum planında yer alması,
  9. Halkla ve müşterilerle ilişkileri sağlamak için kamuya açık bir haberleşme kanalının / ağının tesis edilmesini sağlamak,
  10. Yedekleme / depolama ile ilgili güvenlik önlemleri oluşturmak.

4.2 Personelin Görev Dağılımı

İşbu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın uygulanmasından ABDS sorumlu olmakla birlikte, acil ve beklenmedik bir durum meydana geldiğinde kural olarak bütün Şirket personeli, Şirket’in, müşterilerin ve personelin karşılaşacağı risklerin giderilmesinde görevli ve sorumludur. Personel söz konusu görev ve sorumluluklarını ABDS’ nin yönlendirme ve koordinasyonu altında yerine getirir, yardım, kurtarma ve koruma çalışmalarına katılır ve durumun normale dönmesi için en üst düzeyde çaba gösterir. Somut durum bazında yapılacak işlerin farklılaştırılması ABDS’ nin yetkisinde olmakla birlikte, genel olarak aşağıdaki görev dağılımına uyulur.

Uyarma : Acil ve beklenmedik durumun meydana geldiğinin/gelme olasılığının arttığının ABDS’ ye bildirilmesinden tüm personel sorumludur. Acil ve beklenmedik durumla ilk karşılaşan personel, durumun aciliyetine göre öncelikle haber verilmesi gereken yerler varsa (ambulans, itfaiye, polis, AKUT vb.) haber verecek ve derhal ABDS’ yi bilgilendirecektir.

Kurtarma : Acil ve beklenmedik durumla karşılaşan personel daha önceden tespit edilen (kurtarma önceliklerine göre) Şirket’e ait önemli evrak ve diğer gereçlerin tahliyesini sağlayacaktır. Birim yöneticileri, kendilerine bağlı birimin tahliyesinden sorumludur.

Koruma : Finansal Koordinasyon ve Destek Hizmetleri Birimi, Şirket’in kurtarılan bilgi, doküman ve diğer önemli evrakının güvenliğini sağlayacaktır.

Bilgilendirme : İlgili birimler tarafından müşterilere ve iş ilişkisinde bulunulan diğer kişi ve şirketler ile mevzuat uyarınca kamu otoritelerine yapılması gereken bildirimlerin gönderilmesini sağlayacaktır.

İzinli personel acil ve beklenmedik durumun oluşması halinde ABDS’ ye ulaşmak zorundadır.

4.3 Bilgisayar Sistemlerinin Yedeklemesinin yapılması

Acil ve beklenmedik durumlarda operasyonlarını sürdürebilmek amacıyla Şirket hizmetlerinin yürütülmesinde kullanılan bilgisayar sistemlerinin yedeklemesi dışarıdan hizmet alınan firmanın bilgi işlem personeli tarafından yapılır.

4.4 Tahliye Güvenliğinin Sağlanması

Karşılaşılabilecek acil ve beklenmedik durumlarda personelin hizmet binalarından en kısa sürede tahliye edilmesi için kapı, yangın merdiveni gibi çıkış yolları sürekli kullanılabilir halde tutulur. Bu konudaki bilgilendirme ve yönlendirme ikazları ABDS tarafından yapılır ve önlemlerin yeterliliği ABDS tarafından kontrol edilir.

Bir olağanüstü durumda zarar gören binada bulunan insanların kurtarılabilmesine yönelik çalışmaların yerine getirilmesi sağlanır. Bu amaçla, ABDS gerekli çalışmaların koordinasyonunu sağlamak üzere resmi makamlarla iletişim kurmaya çalışır ve faaliyetlerin söz konusu makamlarla koordineli bir şekilde yürütülmesini sağlar. İhtiyaç duyulması halinde, Şirket personelinin belirlenen bir lokasyonda toplanmaları sağlanır.

  1. ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM İŞ AKIŞ PROSEDÜRÜ

5.1 ABDS’ nin Göreve Başlaması ve Görev Dağılımının Uygulanması

Acil ve beklenmedik durumun haber alınması sonrasında ABDS başkaca bir çağrı beklemeden, Şirket merkezinde derhal görevine başlar. Personel daha önceden belirlenen görev dağılımına uygun olarak görevlerinin başına geçer. ABDS, gerekli durumlarda görev dağılımının dışında görevlendirmeler yapabilir. Şirket genelini ilgilendirmeyen durumlar, ABDS’ ye gerek olmaksızın Genel Müdür ve ilgili grubun en üst yöneticisi tarafından çözümlenir. Acil ve beklenmedik durumlarda personele ulaşmada sorunla karşılaşmamak için Genel Müdür Asistanlığı tarafından hazırlanan personelin konut ve mobil telefon numaraları ile adres bilgilerini içeren veri tabanı ABDS’ nin bilgisine sunulur.

5.2 Durumun Saptanması

Acil ve beklenmedik durum meydana geldiğinde, çözüm yollarının ve yöntemlerinin belirlenebilmesi amacıyla, ortaya çıkan durumun tanımı bilgi ve görgü sahibi olanlardan ve Şirket kayıtlarından edinilen bilgilere göre yapılır.

ABDS, acil ve beklenmedik durumun tanımlanması amacı ile mevcut koşulların;

  1. Çalışma ortamının kullanılamaz hale gelmesi, bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanamaması veya çalışma ortamının ve bilgi sistemlerinin kısa sürede giderilemeyecek ölçüde hasara uğraması,
  2. Çalışma ortamı fiziken sağlam olmakla birlikte çalışmaların devamlılığını engelleyen, kesintiye uğratan, genel olarak sistemin sağlıksız çalışmasına yol açan nedenlerin ortaya çıkması

hallerinden hangisine uygun olduğunu tespit eder.

Bu doğrultuda acil ve beklenmedik durumun tanımını yapan ABDS, bunu personele ve Yönetim Kurulu’na bildirir. Durumun neden ortaya çıktığı belirlenir. ABDS, acil ve beklenmedik durum sonucunda Şirket, personel ve müşteri açısından ortaya çıkan ya da çıkması muhtemel risk ve hasarın ölçümünü yapar. Uzmanlık gerektiren durumlarda bir uzmanın bilgisine başvurur. Değerlendirme sonuçlarını bir rapor halinde tespit ederek Yönetim Kurulu’na sunar.

5.3 Bildirimlerin Yapılması ve Yardım İstenmesi

ABDS tarafından acil ve beklenmedik durumla ilgili olarak bilgilendirilen personel, görev dağılımına uygun bir biçimde, ortaya çıkan acil ve beklenmedik durumun risk ve hasar derecesine göre kamu güvenlik birimlerine, kurtarma birimlerine, sermaye piyasasının düzenleyici ve denetleyici otoritelerine, çalışılan bankalara, sigorta şirketlerine ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlara bildirimde bulunur, gerekirse bunlardan yardım ister. ABDS söz konusu bildirimlerin yapılmasını koordine ve kontrol eder. Acil ve beklenmedik durumlarda iletişim kurulacak Şirket dışı yerlerin iletişim bilgileri bu planın ekinde sunulmaktadır.

Acil ve beklenmedik durumda çalışma ortamı fiziken sağlamken çalışmaların kısa süreli olarak sağlıksız yürümesine yol açacak nedenlerin ortaya çıkması halinde, işlemlerin diğer iletişim yöntemleriyle gerçekleştirilmesi için gereken önlemler ABDS tarafından alınır.

5.4 Sorunun Çözülmesi ve Çalışmalara Başlanması

Acil ve beklenmedik durum öncelikle Şirket imkânları ile çözümlenmeye çalışılır. Çalışmalarda personel ve müşteri güvenliği için öncelikli önlemler alınır. ABDS, acil ve beklenmedik durumun önem derecesini belirleyerek personeli izinden çağırmak, görev dağılımına bağlı olmaksızın geçici görevlendirme yapmak ve Şirket’in rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararlar almak konusunda yetkilidir. Acil ve beklenmedik durumun ortadan kaldırılmasında Şirket imkânlarının yeterli olamaması durumunda ABDS hangi kamu kurumlarından ve/veya özel kuruluşlardan yardım alınması gerektiğini saptar. ABDS acil ve beklenmedik durumun etkilerinin Şirket imkânları ile veya dışarıdan yardım alarak ne kadar süre içinde ve ne şekilde ortadan kaldırılacağını gösteren bir rapor hazırlayarak Yönetim Kurulu’na sunar.

Yönetim Kurulu tarafından onaylanan rapor doğrultusunda hareket ederek acil ve beklenmedik durumun ortadan kaldırılması için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar. ABDS gecikmesinde sakınca bulunan hallerde Yönetim Kurulu’na ulaşmakta zorluk yaşanması durumunda Yönetim Kurulu’nun onayı olmaksızın gerekli önlemleri alarak uygulama yetkisine sahiptir.

Acil ve beklenmedik durumlarda çalışmalara tekrar başlanmadan önce ABDS tarafından ölçülebilir ve ölçülemeyen kayıpların değerlendirmesi yapılır. Mal, gelir, nakit akışındaki aksamalar, yasal yaptırımlar, insan kaynakları, artan çalışma maliyeti ve diğer ek harcamalar ölçülebilir kayıplar olup, personelin uğradığı moral ve motivasyon kaybı ve Şirketin itibar ve prestijinin azalması gibi unsurlar ölçülemeyen kayıplardır.

5.5 Kurtarılmada Öncelikli Belge ve Dokümanlar

III-55.1 sayılı Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliğinin 17. maddesinin ikinci fıkrasının a bendi uyarınca saklanması zorunlu belge ve dokümanlar ile elektronik ortamda tutulan yedekleme dosyalarının, olası yangın, deprem vb. durumlarda kurtarılmada öncelik verilecek şekilde arşivlenmesi, arşiv dolaplarında “Öncelikle Kurtarılacak” ibaresinin yer alması hususunda düzenlemelerin yapılması ABDS tarafından gerçekleştirilir.

5.6 Alternatif Bilgi Sistemleri, Yedekleri ve Arşivlenmesi

Acil ve beklenmedik durumlarda, Şirket faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması ve yedeklerinin alınması ve söz konusu yedeklerin beş yıl süreyle saklanması için gerekli düzenlemeler Şirket’in bilgi işlem sisteminin kurulum ve yönetimini yapan hizmet sağlayıcı firma ile Şirket yetkili personeli tarafından yapılır.

Vakıf Portföy Yönetimi A.Ş. yetkili personeli olası olağanüstü durumlarda en kısa sürede alternatif şirket merkezini faaliyete geçirmek amacıyla gerekli teknik donanım ve yazılımların hazır bulundurulması/planlanmasından sorumludurlar. Bu hususta önceden plan hazırlamak yetkili şirket personelinin görev ve sorumluluğundadır.

Bu doğrultuda, bilgi işlem desteği için minimum 120 GB harici bir harddisk satın alınarak, Şirket bilgilerinin her ay sonu itibariyle yedeklenmesine ve Şirket’in faaliyet gösterdiği bina haricinde, her hangi bir Türkiye Vakıflar Bankası T.A.O. şubesinde açılacak bir kiralık kasada saklanmasına karar verilmiştir.

5.7 Operasyonel Riskler

Acil ve beklenmedik durumların gerçekleşmesi halinde işbu Plan’ın uygulanmasında yaşanabilecek operasyonel riskler çalışanların Plan hakkındaki bilgisizlikleri, acil durum eğitimlerinin ve tatbikatlarının yapılmaması ve ulusal boyuttaki kargaşalıklarda yaşanabilecek iletişim sorunlarıdır. Bir sözleşme kapsamında dışarıdan sağlanan hizmetlerdeki alımlarda (Fon Hizmet, Aracılık Faaliyetleri, Takas ve Saklama) yaşanabilecek operasyonel riskler ve önlemleri, söz konusu sözleşmelerde ifade edilerek, etkilenecek müşterilere duyurulur.

5.8 Alternatif İletişim Kanalları

ABDS, acil ve beklenmedik bir durum halinde müşteriler ve Şirket personeli ile iletişim kanallarının işlerliğini kontrol eder. Hizmet kanallarının kesilmesi durumunda hizmetin aksamadan devam etmesini sağlamak için alternatif olarak kullanılabilecek iletişim kanallarını tespit eder ve kullanıma geçirilmelerini sağlar. ABDS, tespit edilen alternatif iletişim kanallarını personele bildirir ve personel tarafından müşterilere bildirilmesini koordine ve kontrol eder.

Ayrıca, personelin Şirket ile haberleşmesini sağlamak için adres, e-mail, cep ve ev telefonlarının yer aldığı bilgilerin hazırlanarak güncel tutulmasına ve Şirket web sitesinin güncel tutularak, gerekli harcamaların yapılması için Şirket Genel Müdürlüğü’nün yetkili kılınmasına karar verilmiştir.

5.9 Personel Bilgilendirme Sistemi

Acil durumlarda tüm personele ulaşılması, tüm personelin iletişim bilgilerinin ABDS ve diğer ilgililere ulaştırılması Genel Müdürlük Asistanlığının sorumluluğundadır. Genel Müdürlük Asistanlığı bu konudaki kayıtların güncel olması ve her zaman hazır ve ulaşılabilir bulundurulmasından sorumludur.

5.10 Acil ve Beklenmedik Durumlarda Alternatif Hizmet Yeri

Şirketin hizmet verdiği işyeri merkezinin kullanılamaz olması durumunda, hizmete devam edilecek alternatif yer Sanayi Mahallesi Eski Büyükdere Cad. Güler Sok. No:51 Kağıthane/İstanbul adresinde faaliyet gösteren Şirketimiz ana ortağı Türkiye Vakıflar Bankası T.A.O.’ya ait binadır. Burada da hizmete devam etmenin mümkün olmaması durumunda ABDS hizmet verilecek en uygun yeri saptar ve en hızlı biçimde personel, müşteri ve diğer ilgili yerlere duyurur.

Deprem, yangın, sel gibi afetler sonucu, Şirket genel merkez binasının kullanılamayacak hale gelmesi durumunda, aşağıdaki işlemler için Şirket Genel Müdürlüğü’ne genel bir yetki tanınmıştır;

  1. Yeni Şirket binasının kiralanması için aylık 10,000 USD’na kadar yetki verilmesi,
  2. Yeni bilgisayar ve diğer donanım malzemesinin temin edilmesi için her hangi bir yerden teklif alınmaksızın resen 100,000 USD’na kadar demirbaş alım yetkisi verilmesi,
  3. Personelinin evinin yıkılması veya oturulamaz duruma gelmesi halinde, Şirket işlerinin yürütülebilmesi için minimum iki aylık barınma masrafının, personelin aylık brut maaşı kadarlık olan kısmının Şirket tarafından karşılanabilmesi konusunda Şirket Genel Müdürlüğünün yetkili kılınması.

5.11 Acil ve Beklemedik Durumun Müşterilere Etkilerinin Değerlendirilmesi

Acil ve beklenmedik bir durumun gerçekleşmesi halinde, müşterilere olası etkileri değerlendirilir ve alınan önlemler ile birlikte müşterilere en hızlı iletişim kanalları ile bildirilir. Bu konuda Şirket internet sitesinden duyurular ve müşterilere elektronik posta veya SMS gönderilmesi için gerekli kayıtlar ile teknik çalışmalar hazır tutularak, Bilgi İşlem ve Pazarlama Birimleri arasında önceden görev paylaşımı yapılır.

Müşteriler ile imzalanacak sözleşmelerde, acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağına dair açıklamalara yer verilmesi zorunludur.

5.12 Zorunlu Bilgilendirmeler

Şirket tarafından hazırlanarak Yönetim Kurulu’nun onayını müteakip yürürlüğe giren işbu Plan aşağıda yer alan kişi, kurum ve kuruluşlara bildirilerek, Şirketin internet sitesinde tüm müşteri ve üçüncü şahısların ulaşabilecekleri şekilde yayınlanır.

  • Sermaye Piyasası Kurulu
  • İstanbul Menkul Kıymetler Borsası
  • Takasbank
  • MKK
  • Vakıfbank Bankası T.A.O.
  • Vakıf Yatırım Menkul Değerler A.Ş.
  • Şirket Ortakları
  • Tüm Müşteriler

  1. DIŞARIDAN ALINAN HİZMETLERLE İLGİLİ AÇIKLAMA

III-55.1 sayılı Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’nin 19. maddesi uyarınca Şirket’in dışarıdan alacağı hizmetlerde meydana gelecek kesinti veya aksaklıklar Şirket’in “Dışarıdan Hizmet Alımına İlişkin Prosedürleri” kapsamında giderilir.

  1. DENETİM

İşbu Plan’ın uygulanmasının denetimi Teftiş Birimi tarafından gerçekleştirilir.

  1. SORUMLULUK

Yönetim Kurulu, işbu Plan’ın uygulanmasında esas sorumlu kişi (ABDS) olarak, Genel Müdür’ü, Genel Müdür’ün hazır bulunmadığı haller için alternatif sorumlu olarak ise Mali, İdari İşler ve Operasyon Birimi Müdürü’i atamıştır. Bu kişilere ait unvan ve her türlü iletişim bilgileri Kurul, MKK, Takasbank ve Kurulca belirlenecek diğer kuruluşlara Şirket tarafından bildirilir.

  1. DEĞİŞİKLİKLER

ABDS, en az yılda bir kez olmak üzere, İşbu Acil ve Beklenmedik Durum Planı’nın yeterliliğini, şube açılması veya kapanması şeklinde örgütlenme yapılarındaki değişiklikleri de dikkate alarak kontrol eder. İşbu Plan’da güncelleme veya değişiklik yapılması gerektiği yönünde bir karara varırsa, bu kararını rapor şeklinde Yönetim Kurulu’na sunar.

  1. YÜRÜRLÜK

İşbu Plan, Yönetim Kurulu tarafından kabul edilerek yürürlüğe girer.